La propuesta escrita es el resumen del trabajo que el ingeniero de sistemas ha desarrollado hasta ese punto y, como tal, es fundamental que su redacción y presentación tenga gran cuidado. El ingeniero puede crear una propuesta de sistemas con éxito mediante el uso de tres métodos. Estos métodos comprenden la organización eficaz del contenido, un estilo profesional de redacción, y la presentación oral de la propuesta de una manera informativa.
La propuesta de sistema es un resumen de lo que se sugiere para mejorar su desempeño.
Organización de la propuesta del sistema
Una vez recopilado toda la información, necesita integrarla, esto implica incluir diez elementos fundamentales.
1. Carta de presentación. La propuesta del sistema debe ir acompañada de una carta de presentación para la dirección y para el grupo de trabajo de la Administración de los Servicios.
2. Pagina de título: en esta pagina incluya: nombre del proyecto, nombre de los miembros del grupo y la fecha que se presenta la propuesta.
3. Contenido: Es de gran utilidad para los lectores en las propuestas largas.
4. Resumen Ejecutivo: Destinado a jerárquicos con poco tiempo.
5. Descripción del estudio de sistemas: Esta sección proporciona información acerca de todos los métodos utilizados en el estudio y quien o que fue sujeto del estudio.
6. Resultados detallados del estudio de sistema. Esta sección detalla lo que el analista ha encontrado acerca del sistema a través de los métodos descritos en la sección anterior.
7. Alternativas del Sistema: En esta parte del sistema el analista presenta dos o tres soluciones alternativas que se dirigen de manera directa a los problemas anteriormente señalados.
8. Recomendaciones del analista: Una vez que se han ponderado las alternativas, el analista tendrá una opinión definida acerca de cual seria la solución mas adecuada.
9. Resumen de la propuesta: Es un planteamiento breve que refleja lo contenido en el resumen ejecutivo. Permite que el analista re‡eje una vez mas la relevancia del Proyecto.
10. Apéndices: Esta es la última parte de la propuesta de sistemas y puede incluir cualquier información que el ingeniero de sistemas considere de interés para individuos específicos, pero sin ser indispensable para la comprensión del estudio de sistemas y de lo que se propone.
- La elección de un estilo de redacción
La elección del estilo estará determinada por lo que observe en las propias publicaciones de la organización, aunque un estilo de redacción comercial sería lo más adecuado para escribir una propuesta de sistemas.
- El uso de figuras para una comunicación eficaz
La integración de figuras en su propuesta, es un indicio de que está al tanto de las diferentes maneras de que la gente asimila la información. Las figuras de un reporte complementan la información escrita.
Las tablas cuentan con encabezados de columnas y de renglones para presentar de una manera organizada los datos estadísticos o alfabéticos.Algunos lineamientos para las tablas son los siguientes:
Incluya sólo una tabla por página e intégrese en el cuerpo de la propuesta, más que relegarla al final.
De ser posible, trate de ajustar verticalmente toda la tabla en una sola pagina.
Numere y titule la tabla en la parte superior de la página. El título deberá ser descriptivo y claro.
Identifique cada renglón y columna. Si fuera necesario, use más de un renglón para un título.
Utilice marcos o recuadros de la tabla si el espacio lo permite. Las columnas que se ordenan verticalmente pueden mejorar la legibilidad.
Lineamientos para el uso de figuras en la propuesta de sistemas
Las figuras pueden lograr una comunicación que no es posible alcanzar mediante el uso exclusivo de palabras.
Presente siempre las figuras en el texto, después de que se mencionen.
Interprete siempre las figuras por medio de palabras y nunca las deje sin explicación.
Titule todas las figuras, rotule cada eje y proporcione las leyendas que sean necesarias.
Utilice más de una figura si fuera necesario, de tal forma que no se saturen visualmente.
Adopción de un estilo único para la propuesta
+En consecuencia, la propuesta debe ser persuasiva desde el punto de vista visual. El contenido y el estilo van de la mano; si se descuida esta relación se perjudicará el objetivo de la propuesta.
Uso de espacios en blanco: Los espacios en blanco distribuidos a lo largo del texto de la propuesta de sistemas permiten destacar las ideas, asegurando que no pasarán desapercibidas.
Uso de títulos y subtítulos: El uso de títulos y títulos se vuelve decisivo, en especial si la propuesta es larga.
Numeración de las páginas: Es importante numerar cada una de las páginas, ya que los números de las paginas son la forma más rápida de ubicación
El tema de la presentación obviamente es la propuesta de sistemas. Las siguientes consideraciones incluyen quiénes deben conformar la audiencia de la presentación y como organizará apoyar y realizar la presentación oral.
Comprensión de la audiencia
Uso de datos demográficos
Audiencias de ejecutivos
Usuarios principales
Organización de la presentación de la propuesta del sistema
Plantación de la introducción y la conclusión
Uso de una computadora personal en la presentación
Principios de la exposición
Resumen
Debemos seguir todos estos pasos para poder lograr una buena preparación, redacción y presentación de la propuesta para el análisis de información.
Infografía:
Exa.unne.edu.ar. (2018). [online] Available at: http://exa.unne.edu.ar/informatica/anasistem1/public_html/Temas/Temas_09.pdf [Accessed 20 Nov. 2018].